Fer una videotrucada sembla fàcil. Connectar-se, activar la càmera i començar. Però quan apareix una criatura corrent pel menjador, el gos bordant, el micròfon obert mentre mengem o una habitació que sembla acabada de passar per un huracà, ens adonem que també hi ha una certa etiqueta darrera de les reunions virtuals. Aquestes són algunes de les coses que és millor evitar.
Contingut
Arribar tard i connectar-se sense dir res
Que la reunió sigui virtual no vol dir que l’horari sigui orientatiu. Entrar cinc o deu minuts tard mentre la resta ja està parlant pot interrompre el ritme de la reunió. I encara és pitjor aparèixer sense dir res, com si haguéssim entrat en silenci en una habitació física. Un simple “perdoneu el retard” és suficient. No cal explicar tota la història del que ha passat des que hem sortit del llit.
Deixar el micròfon obert
Un clàssic. Tu estàs parlant i, de fons, se sent el teclat, una rentadora, una conversa familiar, un gos que borda o algú preguntant què hi ha per dinar. El millor és tenir el micròfon silenciat quan no estem parlant i activar-lo quan ens toca intervenir. Sembla una cosa molt bàsica, però evita més d’un moment incòmode.
Menjar com si no hi hagués ningú a l’altra banda
Un cafè pot passar. Un esmorzar ràpid, potser també. Però començar a menjar un entrepà mentre la resta intenta explicar una qüestió important no acostuma a donar gaire bona imatge. I si a sobre tenim el micro obert, tots els participants poden convertir-se involuntàriament en espectadors del nostre dinar. Si la reunió coincideix amb l’hora de menjar, millor valorar si realment cal tenir la càmera activada.
Fer altres coses mentre algú parla
Obrir correus, contestar missatges, mirar el mòbil o avançar una altra feina mentre algú està parlant és més habitual del que sembla. El problema és que, en una videotrucada, es nota. Una mirada que se’n va constantment cap a un altre costat, les mans escrivint sense parar o aquella cara de “no tinc ni idea del que diu” acostumen a delatar-nos. No sempre podem estar concentrats al cent per cent, però si som en una reunió, com a mínim hauríem d’intentar estar-hi de veritat.
Parlar per sobre dels altres
Les videotrucades tenen una dificultat afegida: sovint hi ha un petit retard en l’àudio. Això fa que dues persones comencin a parlar alhora i cap de les dues sàpiga com continuar. Per evitar-ho, va bé esperar un segon abans de respondre, especialment quan hi ha molta gent connectada. I si algú comença a parlar, deixar-lo acabar abans d’intervenir.
Tenir una càmera que apunta al sostre
No cal muntar un estudi professional a casa, però tampoc sembla gaire adequat que durant tota la reunió només es vegi mig cap, el sostre o una paret. Col·locar la càmera a una alçada semblant a la dels ulls i comprovar l’enquadrament abans de començar ja resol bona part del problema.
No mirar mai la càmera
És normal mirar la pantalla per veure els altres participants. De fet, és el més habitual. Però quan estem parlant, mirar de tant en tant cap a la càmera ajuda a transmetre que estem parlant amb la persona que tenim davant. No cal quedar-se mirant fixament l’objectiu com si estiguéssim gravant un anunci.
Oblidar el fons
El fons també comunica. No passa res perquè es vegi que som a casa, però potser no és el millor moment per mostrar una habitació desordenada, roba acumulada o una pila de plats esperant al darrere. Si no tenim un espai adequat, podem utilitzar un fons neutre o desenfocar-lo. És pràctic i ens evita haver de convertir tota la casa en un plató abans de cada reunió.
Fer videotrucades des de qualsevol lloc
Cotxe, carrer, supermercat, cafeteria, sofà, llit… No totes les ubicacions són iguals. Si és una reunió informal, potser no passa res per connectar-se des d’un lloc diferent. Però en una reunió important, buscar un espai tranquil continua sent la millor opció. I no, el llit probablement no és el lloc més apropiat, encara que sigui molt còmode.
No comprovar la tecnologia abans
“Em sentiu?” Una frase que s’ha convertit gairebé en el nou “bon dia”. Abans d’una reunió important, comprovar que funcionen el micròfon, la càmera i la connexió pot estalviar els primers cinc minuts de la trobada. I si alguna cosa falla, no passa res. La tecnologia té aquestes coses. Però millor descobrir-ho abans que quan ja hi ha deu persones esperant.
Una videotrucada no és menys real perquè es faci des de casa. Continuem parlant amb companys, clients, responsables o persones amb qui hem de treballar. Per això, les mateixes normes bàsiques d’educació que aplicaríem en una reunió presencial també haurien de funcionar davant d’una pantalla. Potser la nova etiqueta laboral no consisteix a tenir la càmera perfecta ni el despatx més bonic. Consisteix simplement a respectar el temps dels altres, intervenir quan toca i tenir una mica de sentit comú. I això, de moment, encara no necessita cap aplicació.
